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小さなお店や会社のマイナンバー実務対応でやることリスト・確認事項(参考リンクあり) | mogi2fruitsどっとねっと

小さなお店や会社のマイナンバー実務対応でやることリスト・確認事項(参考リンクあり)

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マイナンバー制度
【関連リンク(画像元含む】
マイナンバー社会保障・税番号制度
特集-マイナンバー:政府広報オンライン
総務省|マイナンバー制度と個人番号カード|マイナンバー制度について

 

マイナンバー制度・実務対応について知るには? – 解説サイト(ネット)・書籍・セミナー(商工会)

このページも参考になるとは思いますが、あくまでも筆者が自分用の備忘録として書いているだけです。筆者はラーメン屋をやっているので、その程度の会社規模での対応としてお考え下さい。

ネット上なら各省庁の公式サイト(記事冒頭)をベースにし、個人解説サイトで補足するのが良いと思います。

関連書籍も多数出版されています。
Amazon.co.jp: マイナンバー(検索結果)


実際筆者はコレを購入しました。書式雛形のダウンロードサービスがあり、Q&A形式でやることが分かりやすくまとめられています。

マイナンバー制度自体未だ調整中であり細かいところで改定されているので、最新版の情報は調べておく必要があります。特に個人サイトを参考にする場合は更新日を見ておくと良いでしょう。書籍なら発行日です。電子書籍で対応しているならアップデートを確認しておきましょう。

また各市町村の商工会でセミナー(講座)を開いていることがあります。参加費が無料であることと、実際に対面で質問できるのがメリットです。わざわざ有料のセミナーに参加する必要はありません。

何か一冊分かりやすい解説本を読んでおいて、セミナーで補足、分からないトコロを質問すると理解が深まります。

 
 

企業がマイナンバーを必要とする場面 – 事務の範囲

社員及び役員に係る個人番号関係事務

・給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
・雇用保険届出事務
・労働者災害補償保険届出事務
・健康保険・厚生年金保険・国民年金届出事務

社員及び役員以外の個人に係る個人番号関係事務

・報酬・料金等の支払調書作成事務
・配当、余剰金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
・不動産の使用料等の支払調書作成事務
・不動産等の譲り受けの対価の支払調書作成事務

 

筆者のように飲食店(小売店)を経営している場合なら従業員のマイナンバー、土地を借りている場合で地主が法人ではなく個人なら個人(事業主)のマイナンバー、支払い先取引業者の法人のマイナンバーが必要となります。

平成28年1月以降、”役所に提出する書類” にマイナンバーが必要になります。平成28年1月以降のための書類でも “平成27年中に提出するものであれば” マイナンバーは必要有りません。現時点ではマイナンバーに対応していない書類がほとんどです。

また、源泉徴収票など “会社から本人に渡す書類” にはマイナンバーを記載する必要はありません。むしろ漏洩の危険性があります。

 
 

必要書類 – 利用目的の告知・取扱規程など

書式の雛形は税理士・弁護士・社会労務士の個人サイトなどで公開しているので、自社に合ったものを探して編集すると手間が省けます。

これらの雛形を利用するなどして、以下の説明で必要な書類を揃えましょう。

 

検索すれば参考になるサイトを見つけることができるでしょう。
マイナンバー 書式 雛形 – Google 検索

例えば以下のようなサイトがあります。

【参考サイト(例)】
個人情報・マイナンバー関連書式集 | 福岡の弁護士による法律相談|デイライト法律事務所
マイナンバー特設ページ|書式フリーダウンロード|多田国際社会保険労務士事務所
あらた経営労務事務所
…etc

 
 

マイナンバーを取得するには? – 個人(従業員や地主などの個人事業主)・法人(取引業者)

国税庁が公開している資料がありますので、詳しくはこちらをご覧下さい。

【資料(PDF)】国税分野における番号法に基づく本人確認方法 – 内閣官房

 

利用目的の明示

マイナンバーを取得したい相手が個人であれ法人であれ、その利用目的を通知・公表しなければなりません。社内用と取引先用に作成します。

安全管理措置(後述)の「基本方針」を作成しておくとなお良いですが、義務ではありません。

 
 

本人確認に必要なもの(確認パターン)

本人確認のためには「①番号確認 と ②身元確認」が必要となります。原則として次の3つの方法で行います。

 

1.個人番号カード(番号確認と身元確認を兼ねる ※平成28年1月以降に本人申請により配布される)
2.通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
3.個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

 

郵送、オンライン、電話による取得の場合にも同様に番号確認と身元確認が必要となります。従業員数が少なければ、通常は対面で確認することになるでしょう。対面であれば通知カード(写し)だけで大丈夫ですが、担当者が変わる場合も考えると身元確認ができる運転免許証などの写しも取得しておいた方が良いと思います。

学生アルバイトの場合は、写真付きの学生証(写し)であれば身元確認とすることができます。

 
 

従業員の扶養家族のマイナンバーが必要な場合

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」や「給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書」には家族のマイナンバーが必要となります。扶養家族の本人確認を、「その従業員が行う場合」と「会社が行う場合」があります。

 

①健康保険扶養加入、扶養控除などの申告書など、従業員本人(届出者・申告者)が会社に届出を行う場合

個々の扶養家族のマイナンバーの本人確認は、従業員本人が行います。会社は扶養家族の本人確認をする必要はありません。

 

②国民年金第3号保険者届など、従業員の配偶者(届出者・申告者)が会社に届出を行う場合

個々の配偶者のマイナンバーの本人確認を会社が行う必要があります。

参考として第1号から第3号の区分を記載しておきます。(参考:第2回目 第3号被保険者とはどんな仕組み? | 保険比較の保険市場 |

 

・第1号被保険者は自営業や無職の人、20歳以上の学生など。
・第2号被保険者は、会社員や公務員など、お勤めしている人。
・第3号被保険者は第2号被保険者に扶養されている配偶者。
※「扶養されている人」とは年収130万円未満(一定の障がいの状態にある人は180万円未満)の人を言います。

 

従業員を代理人とする場合

上記②の場合に「従業員の配偶者の本人確認を会社が行う」としていますが、従業員を代理人にすることもできます。以下の3つを確認が必要となります。

 

1.代理権の確認 – 委任状
2.代理人の身元確認 – 個人番号カード、運転免許証など
3.配偶者本人の番号確認 – 配偶者の個人番号カード(写し)、通知カード(写し)など

 
 

【補足】従業員が会社にマイナンバーを提供するのは義務ではない?

現時点では、従業員が会社にマイナンバーを提供するのは義務ではありません。会社にとっては義務ですが、従業員にとっては義務ではありません。ただし「提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。」とのことです。(引用:国税分野におけるFAQ|お知らせ|国税庁

 
 

法人番号を取得するには?

【参考】法人番号について、詳しく解説します|法人番号について(ご紹介コーナー)|国税庁

取引先にマイナンバーの利用目的を告知・発表する必要はありますが、法人番号(法人のマイナンバー)自体は自分で調べることができます。

 


こちらのサイトから、「法人の商号及び所在地などから法人番号を調べる」こともできますし、逆に「法人番号で法人の商号及び所在地などを調べる」こともできます。

 
 

安全管理措置 – 取扱い方法・罰則など

「マイナンバー法案」の概要 - 内閣官房 p9【資料(PDF)】「マイナンバー法案」の概要 – 内閣官房 9ページより

罰則一覧になります。あくまでもこれらの行為を “故意に行った” 場合です。故意でないとしても管理が杜撰であれば責任は問われるでしょう。

 

マイナンバー法は個人情報保護法の特別法となります。基本は個人情報保護法となり、マイナンバー法はその上書きです。

【参考】個人情報保護法令 | 消費者庁

個人情報保護法では、本人の同意があれば利用目的の変更は可能ですが、マイナンバー法では “第3者への提供は不可能” となります。情報提供が可能なのは “行政機関に提出する書類のみ” となります。
※電話などで本人確認もせず個人のマイナンバーを取得するのは典型的な「マイナンバー詐欺」と言えるでしょう。

 

事業者が個人情報を適正に取り扱うためのガイドラインを、特定個人情報保護委員会が公開しています。

【参考】特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン

マイナンバー法だけでは不十分で、必ず個人情報保護法も守らなければなりません。「ガイドライン」や「Q&A」を参考にして下さい。

取扱い担当者を限定した上で、保存場所もある程度隔離し、紙の書類であれば鍵付きキャビネットに保管したり、データであれば暗号化するなどが一般的な方法と言えます。

 
 

保存期間・破棄

手続書類の作成事務を行う必要が無くなり、各書類の法定保存期間を経過した場合には、できるだけ速やかに破棄または削除しなくてはなりません。

主な書類の保存期間は以下の通りです。

 

・給与所得者の扶養控除申告書・給与所得者の配偶者特別控除申告書・源泉徴収簿
→ 属する年の翌年1月11日から7日間

・雇用保険取得確認通知書・雇用保険被保険者離職証明書など(雇用保険被保険者に関する書類)
→ 退職日から4年間

・健保等、資格取得(喪失)確認通知書など(健保、厚生年金保険に関する書類)
→ 退職日から2年間

 

なお、法定期間を超えて保管する場合には、”マイナンバー部分を復元できない程度にマスキング、または削除” した上で、他の情報の保管を継続することはできます。

 

書類の破棄にシュレッダーを使う機会が多いと思いますが、できればクロスカットに対応した機種の方がより安全と言えるでしょう。最近では家電量販店やホームセンターなどでも、マイナンバー対策として取り扱う機会が多くなったように思います。家庭用で十分であれば以下の様な安価なものがあります。



 
 

まとめ

これからやることを簡潔にまとめると、以下のようになります。

1.マイナンバーを取得したい相手(従業員や取引業者など)に利用目的の告知・発表
2.従業員(と扶養家族)、取引先企業(個人事業主含む)のマイナンバー取得
3.取扱規定・基本方針の作成(義務ではない)
4.取得したマイナンバーの管理(保管・破棄)
5.必要書類への記載(平成28年1月以降)

 

繰り返しになりますが、制度に関する最新の情報を常に確認しておきましょう。このページも必要があればまた更新するかもしれません。

以上、参考になれば幸いですm(__)m

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これ書いてる人

こんな記事書いてますが本業は ラーメン屋 です。 詳細はコチラ



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